Содержание
Кто проводит инвентаризацию на складе
Почти у каждой организации или индивидуального предпринимателя существует склад, где хранятся товары, изготовленная продукция или материалы для использования в деятельности.
Для того, чтобы четко знать какими ресурсами располагает фирма, необходимо вести учет на складе. Сверка наличия ценностей на складе с информацией из учетной программы называется инвентаризацией.
https://www.youtube.com/watch?v=upload
Допустим, собственник бизнеса заметил, что материалы, которые покупаются для использования в работе, бесследно «теряются» в недрах склада. Для выявления фактов хищения проводится инвентаризация.
Как правило, на складе заведует кладовщик, материально – ответственное лицо. При его увольнении, во избежание недоразумений, необходимо провести инвентаризацию остатков на складе.
Ну и, конечно, в конце года, чтобы сверить все остатки для составления итоговой отчетности, тоже проводится инвентаризация.
Это основные причины, чтобы подсчитать количество ценностей, находящихся на складе.
Сверка количества ценностей на складе и в бухгалтерской программе дело серьезное. Для начала инвентаризации в организации издается приказ по форме ИНВ-22 и создается специальная инвентаризационная комиссия.
Задача такой комиссии – фиксировать все факты инвентаризации.
Руководитель решает, кто входит в состав комиссии. Обычно это не менее 2 человек. В комиссию входит бухгалтер, управленческий работник, другие сотрудники организации. Материально – ответственное лицо склада не может входить в состав комиссии, поскольку его деятельность проверяется посредством инвентаризации.
Обязательно выбирается председатель инвентаризационной комиссии. Обычно им становится либо сам руководитель, либо представитель управления.
Создание документа инвентаризации
В документе следует заполнить следующие поля:
- Номер. Его можно установить самостоятельно или оставить поле пустым, тогда оно заполнится автоматически.
- Дата. По умолчанию проставляется текущая дата и время, но можно выбрать и другую.
- Организация выбирается из выпадающего меню. Есть возможность редактирования юридического лица.
- Склад выбирается из выпадающего меню. Есть возможность добавления нового склада.
- Добавить позицию. Для заполнения этого поля нужно начать вписывать наименование товара, код, штрихкод или артикул и выбрать его в выпадающем меню.
В документе инвентаризации предусмотрены возможности фильтрации, поиска, а также сортировки позиций.
Кнопка Фильтр и окно поиска находятся над списком позиций.
Разнообразие видов инвентаризации на складе
Инвентаризация бывает разная. Рассмотрим кратко какие виды инвентаризации бывают.
- Плановая. Как правило, о такой инвентаризации работников предупреждают заранее. К такой инвентаризации готовятся заранее.
- Внеплановая. Такая сверка наличия ценностей проводится, обычно, по какой – то серьезной причине. Например, если замечен факт воровства.
- Инвентаризация может проводиться по решению собственника бизнеса, когда владелец хочет убедиться, что учет ведется правильно и каждая вещь на своем месте.
- Обязательная инвентаризация проводится раз в год, перед составлением годового отчета, если происходит смена материально – ответственного лица, выявлены факты воровства или случилось чрезвычайная ситуация.
- В зависимости от объема проверки выделяют сплошную, выборочную и целевую инвентаризацию.
|
Если обнаружены излишки или недостача товара
После того, как документ инвентаризации составлен, проводится проверка фактического количества товаров на складе. Данные этой проверки вносятся в колонку Фактический остаток. Чтобы это сделать, нужно нажать на наименование товара и внести данные в соответствующее поле. Расхождение между расчетными и фактическими остатками отражается в колонке Разница, а соответствующее расхождение в пересчете на деньги – в графе Избыток/Недостача (соответственно, положительная или отрицательная величина).
Внесение изменений в систему учета
Документ Инвентаризации не корректирует остатки товаров.
- В случае если расчетный остаток превышает фактический, требуется осуществить списание недостающих товаров (функция Создать списание кнопки Создать документ). При этом создается документ Списание, который в дальнейшем будет доступен в разделе Списания меню Товары.
При нажатии на позицию в этом документе можно отредактировать ее, в том числе указать причину списания.
- Если фактический остаток превышает расчетный, требуется оприходовать излишки (функция Создать оприходование кнопки Создать документ). При этом будет создан документ Оприходование, который в дальнейшем будет доступен в разделе Оприходования меню Товары.
Заполнение и редактирование документа Оприходование аналогичны описанным для документа Списание. С той лишь разницей, что для документа Оприходование цену можно установить только по прайс-листу и типу.
Этапы проведения инвентаризации
Обычно инвентаризация проводится в несколько этапов.
- Прежде чем начать процедуру инвентаризации, необходимо подготовиться. Подготовка заключается в издании приказа по форме ИНВ-22.
- Когда приказ издан, комиссия собрана и распечатаны сличительные ведомости, можно приступать собственно к подсчету ценностей на складе. Поскольку в инвентаризационной комиссии всегда несколько человек, для удобства можно делать так: один работник ведет подсчет, второй перепроверяет, а третий, например, заносит информацию в базу. Если на складе используется сканер, то один работник может сканировать каждую единицу товара, а второй уже вручную проверяет выявленные несоответствия.
И, конечно, в период проведения инвентаризации материалы или товары не должны перемещаться, поступать или списываться со склада. Но что делать, если все – таки возникла необходимость оприходовать товар?
Товар, поступивший на склад во время инвентаризации, приходуется по описи ИНВ-3. |
И обратная ситуация: если товар нужно отгрузить, получают письменное согласие руководителя и главного бухгалтера. Такое списание оформляется формой ИНВ-2, ИНВ-4.
- Сличительные ведомости, распечатанные бухгалтерским работником, помогают при анализе полученной информации. После того, как все ценности подсчитаны, начинается процесс сравнения результатов, полученных в процессе инвентаризации и данными из программы учета.
- После сверки фактически полученных данных со склада и данных в системе учета, делается вывод о результатах инвентаризации. Составляется акт по форме ИНВ-26.
Итоги проведения инвентаризации склада
В результате инвентаризации может быть выявлен излишек или недостаток.
Излишки на складе выявляются намного реже, чем недостатки. Обычно в излишках числится ранее неучтенный или неправильно учтенный товар. Это говорит о недобросовестной работе сотрудников склада. При выявлении излишков они относятся к прочим доходам организации.
Недостачи на складе встречаются чаще всего. Недостача может появиться в результате нерадивости работника склада, воровства, порчи имущества и множества других причин. Если выявлена недостача можно еще раз создать комиссию и проверить именно эту часть склада для перепроверки результатов. При подтверждении факта недостачи ответственность за нее несет материально – ответственное лицо склада.
Стоит отметить, что при сверке фактически полученных данных с учетными, допустимо расхождение между показателями в размере 2%. Отклонение от этого значения в любую сторону негативно характеризует работу складского работника.
Кроме того, при проведении инвентаризации необходимо учитывать нормы естественной убыли по тому или ином виду товаров.
Отразим в таблице основные документы, оформляемые в процессе инвентаризации.
Форма документа | Когда составляется |
Приказ ИНВ-22 | Перед началом ревизии склада |
Инвентарная опись, в т.ч. когда товар приходуется во время инвентаризации | ИНВ-3 |
Сличительная ведомость | ИНВ-19 |
Отгрузка товара во время инвентаризации | ИНВ-2, ИНВ-4 |
Итоги инвентаризации | ИНВ-26 |
Списание порчи, боя | ТОРГ-15 |
Списание продукции при недостаче | ТОРГ-16 |
У индивидуального предпринимателя магазин. В штате только продавец и бухгалтер. Кого назначить в инвентаризационную комиссию?
Поскольку продавец является материально – ответственным лицом, то он не может входить в состав комиссии. Комиссия в данном случае будет состоять из самого предпринимателя и бухгалтера. Законодатель рекомендует включать в состав комиссии не менее 2 человек, однако, этот вопрос строго не регламентирует.
При проведении инвентаризации не присутствовал кладовщик, который является материально – ответственным лицом. Будут ли результаты инвентаризации действительными?
Материально – ответственное лицо в обязательном порядке присутствует при инвентаризации, поскольку проверяется его работа. При отсутствии такого лица при ревизии склада, результаты инвентаризации не могут быть признаны действительными.
https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB
Инвентаризация – самый эффективный способ проверки сохранности материальных ценностей организации. Она позволяет выявить все недочеты и ошибки в работе сотрудников склада, контролировать движение материальных ценностей, дает достоверную картину об обеспеченности предприятия оборотными средствами. Кроме того, проведение инвентаризации является серьезным дисциплинирующим моментом, который не позволяет складским работникам хитрить и халатно относиться к своим обязанностям.